Quản Lý Thời Gian Như 1 CEO

Dùng thời gian có chủ đích quan trọng hơn là làm như một cái máy

Bạn biết thời gian là cuộc sống. Tiền có thể kiếm thêm, nhưng thời gian thì không.

Nhưng bạn luôn cảm thấy mình chưa dùng thời gian hiệu quả:
⛔ Làm những việc vô nghĩa mà chỉ hôm sau là không nhớ nổi đã làm gì
⛔ Luôn thấy thiếu dù đã cắt giảm thời gian cho gia đình, bản thân
⛔ Làm trong trạng thái kiệt sức và cảm thấy không hài lòng

Với mình, cảm giác tệ nhất là lúc thất vọng với bản thân vì đã lãng phí một thứ Không-Thể-Lấy-Lại-Được.

Mình luôn thắc mắc, với những CEO / lãnh đạo trăm công nghìn việc và cũng chỉ có 24 tiếng một ngày, họ làm cách nào để:
✅ Làm được việc cần làm
✅ Cân bằng cuộc sống
✅ Bận, nhưng VUI

Hóa ra đa số đều áp dụng “Time Blocking”.

Điều hay là, bất kể bạn là ai hay làm gì, đều có thể dùng cách này (mình đều là CEO của cuộc đời mình mà 😃).

Không, cách này không bắt bạn làm như một cái MÁY.

Mình đã đúc kết ~10 năm tìm hiểu và áp dụng về Time Blocking thành hướng dẫn dưới đây với ví dụ từ hồi mình làm Country Head.

À, và sẽ chỉ mất tối đa 5 PHÚT của bạn để đọc :) 👇

2 nguyên lý để bắt đầu

1/ Quản lý năng lượng > thời gian

• Thời gian là hữu hạn, năng lượng thì không

• Xếp việc khó vào lúc nhiều năng lượng (sáng) và có thời gian để tái tạo
  

2/ Mất tập trung = Mất thời gian

• Nhảy từ việc này sang việc khác sẽ tốn thời gian hơn đến 25%

• Xếp các việc nhanh / cần ít sự tập trung để làm chung

Xếp việc theo nhóm

Mỗi nhóm việc có một màu thể hiện trạng thái năng lượng mang lại

Lên lịch cả tuần

1 tuần (hoàn hảo) của mình sẽ như thế này:

• Thứ 2: Họp 1:1 với team

• Thứ 3: Làm các dự án

• Thứ 4: Gặp đối tác, phỏng vấn

• Thứ 5: Họp, Họp nữa, Họp mãi

• Thứ 6: Họp với sếp và tổng kết tuần

Các khung giờ trống là để dự trù cho:

• Các việc phát sinh

• Ai cần có thể đặt lịch gặp

Điều mình học được

Từ “Mình không có thời gian” sang “Mình chọn không dành thời gian”

• Ai cũng có một chiếc bình thời gian hữu hạn, sau khi cho hết các viên sỏi quan trọng, sẽ không còn đủ chỗ cho mọi thứ

• Mình bớt áy náy khi nói không với những việc ít quan trọng hơn

Dùng thời gian có chủ đích quan trọng hơn là lúc nào cũng làm hết công suất

• Mình biết lúc nào cần làm, cần nghỉ

• Khung “Không làm gì” giúp mình có thời gian suy nghĩ và tái tạo, thay vì họp triền miên trong cảm giác kiệt sức

Vài lưu ý khi áp dụng

Mỗi người một khác, nên bạn sẽ phải thử nghiệm để tìm ra cách phù hợp nhất:

• Mình là người hướng nội và thích buổi sáng, nếu bạn hướng ngoại và thích ban đêm thì chu kỳ năng lượng sẽ khác

• Tuy vị trí và môi trường làm việc, sự chủ động trong việc sắp xếp lịch sẽ khác nhau, tuy nhiên nguyên lý thì vẫn vậy

Cách tốt nhất để biết là bạn hãy thử lên lịch cho 1 tuần.

Chúc bạn luôn quản lý thời gian như một “CEO hạnh phúc”!

P.S. Chia sẻ với mình trải nghiệm hay câu hỏi của bạn trong phần bình luận nhé!

---

---

Nguồn

1) Time Blocking là phương pháp theo tuần, nếu bạn đang tìm cách để tối ưu từng giờ làm việc hiệu quả nhất thì có thể tham khảo cách 10/40/10 này:

👉 https://bit.ly/40S2uXm

2) How I Manage My Time - The Trident Calendar System (Ali Abdaal)

3) The Importance of Scheduling Nothing (Jeff Weiner)

👉 https://www.linkedin.com/pulse/20130403215758-22330283-the-importance-of-scheduling-nothing/

4) Manage Your Energy, Not Your Time (Tony Schwartz and Catherine McCarthy)

👉 https://hbr.org/2007/10/manage-your-energy-not-your-time

5) Graph from Alisha Verly Jensen

👉 https://www.improvementsavvy.com/energy-management-vs-time-management/